前回の課題・問題点

• 設立20周年事業の際には、所長自ら、式典のコーディネイトを手掛けられた。
• 講演者の手配、招待者リストの整理、招待状や記念冊子の制作など、多岐に渡る膨大な準備に「何から手を付けてよいやら？」と混乱した。
• 毎日、周年事業の準備に追われるが、「本業に支障を来しているのではないか？」、「記念行事はうまくいくのか？」と心配ばかりが募るが正解がわからない。
• 特に、式典会場のホテルとの打ち合わせでは、イベントやバンケットの専門用語が多くて、「素人には判断できない！」と思い、結局、ホテル担当者に丸投げしてしまった。
• その結果、料理や装花、記念品等、「“おもてなし”の細部に気を配ることができなかった！」と後悔した。
• 式典当日は、所長自身が主催者の挨拶、パネルディスカッションのパネラー、お客様の接待に加えて、運営の統括役として、ホテル担当者から判断を求められる場面もしばしばあり余裕がなかった。
• その結果、「出席者に目が行き届かず、皆さんがどのような反応を示していらっしゃったのか記憶が残っていない。」「本当に満足されていたのか？今となっては、確証がもてない。」

プロデューサー藤田徳子の「かゆいところに手が届く」プロデュース

1. ＜準備＞30周年事業の趣旨・目的の整理（副所長・ご子息へ後継宣言、など）
2. ＜準備＞式典当日のスケジュール　再調整・ブラッシュアップ
3. ＜準備＞第一部（基調講演会）、第二部（パネルディスカッション）、第三部（記念レセプション）、各部の目的、キャパ、時間配分、課題等の整理
4. ＜準備＞招待者・出席者リストの整理
5. ＜準備＞来賓祝辞、乾杯ご発声者等、出席者への依頼事項の整理
6. ＜準備＞周年ロゴ　開発（企業イメージカラーの再認識の徹底など）
7. ＜準備＞招待状　作成（オリジナル案内文、オリジナルデザイン）
8. ＜準備＞会場（ホテル）との打ち合わせ（会場調整・見積もり交渉含め）
9. ＜準備＞ホテルアイテム（料理飲み物、看板、装花、ステージ、音響映像その他備品）の手配　※必要・不要の仕分け
10. ＜準備＞講演者の宿泊・食事の手配
11. ＜準備＞オリジナル記念品　開発・手配
12. ＜準備＞胸章、名札等、来賓物品手配
13. ＜準備＞設立30周年記念事業　実行事務局　運営支援
14. ＜準備＞受付オペレーションマニュアル作成、事前レクチャー
15. ＜準備＞第一部（基調講演会）、第二部（パネルディスカッション）、第三部（記念レセプション）、進行台本シナリオ作成
16. ＜準備＞レセプション演出企画、出演者（弦楽四重奏）手配
17. ＜当日＞受付運営支援
18. ＜当日＞祝電、祝花、祝品の取りまとめ
19. ＜当日＞主催者（所長、副所長）の来賓対応のレクチャー
20. ＜当日＞来賓、講演者、演奏者のアテンド
21. ＜当日＞運営統括
22. 周年記念事業トータルプロデュース（企画・運営）